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Octobre 2018
En vous connectant aux sites inatheque.ina.fr et inatheque.fr (ci-après désignés ensemble ou séparément "le Site"), édité et mis en ligne par l’Institut national de l’audiovisuel, ci-après désigné « l’Ina » ou « l’Editeur », vous vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente charte pour la vie privée ("la Charte") laquelle a force obligatoire entre vous et l’Editeur.
Le législateur a confié à l’Institut national de l’audiovisuel (Ina), en application de l’article L. 132-3 du code du patrimoine, la mission de responsable du dépôt légal. Le périmètre du dépôt légal de l’Ina porte sur la conservation des documents télédiffusés, radiodiffusés et les sites internet et services de médias audiovisuels à la demande relatifs à ces médias.
Cette mission est encadrée par les articles L.131-1 et suivants du code du patrimoine, ainsi que par les dispositions réglementaires complémentaires.
Dans le cadre de cette mission, l’Ina collecte, conserve et met ces fonds à disposition des chercheurs dans ses emprises.
Cette activité est conduite par sa Direction déléguée aux collections avec pour objectif la constitution d’un patrimoine national audiovisuel et numérique favorisant la recherche scientifique.
Dans ce cadre, l’Ina est amené à collecter les données personnelles figurant dans les documents qu’il conserve.
La mission de dépôt légal de l’Ina implique le traitement de données personnelles au titre de trois sous-finalités :
1) la collecte et la conservation des documents mentionnés à l’article L. 131-2 du code du patrimoine entrant dans le périmètre de l’Ina (documents télédiffusés, radiodiffusés et signes, signaux, écrits images, sons ou messages de toute nature faisant l’objet d’une communication au public par voie électronique) en application de l’article L. 131-1 a) du code du patrimoine.
En outre, l’Ina reçoit des dons d’archives écrites relatives aux médias qu’il conserve et met en consultation à disposition des chercheurs dans les conditions du dépôt légal.
2) la constitution et la diffusion de bibliographies nationales ayant pour objectif d’identifier les documents qui sont présents dans les collections de l’Ina au titre du dépôt légal, en application de l’article L. 131-1 b) du code du patrimoine. Ces bibliographies identifient également les archives écrites ayant fait l’objet de dons auprès de l’Ina. Ces bibliographies sont accessibles sur le site www.inathèque.ina.fr.
3) la mise en consultation des documents précités auprès de chercheurs accrédités en application de l’article L. 131-1 c) du code du patrimoine. Les documents collectés et conservés par l’Ina, ainsi que les documents ayant fait l’objet d’un don auprès de l’institut, peuvent être consultés par des chercheurs accrédités dans les emprises de l’Ina.
1) la collecte et la conservation des documents : cette phase consiste en la récupération des documents et leur indexation, c’est-à-dire leur insertion et description dans les bases de données de l’Ina. Lors de cette phase, seuls les services concernés de l’Ina ont accès aux données personnelles contenues dans les documents collectés ou faisant l’objet d’un don auprès de l’Institut.
2) la constitution et la diffusion de bibliographies nationales : les données à caractère personnel contenues dans les bibliographies nationales ayant vocation à identifier et signaler les documents existants dans les collections de l’Ina, sont accessibles aux internautes visitant le Site.
3) la mise en consultation des contenus collectés auprès des chercheurs accrédités : les données personnelles contenues dans les documents collectées et mis en consultation par l’Ina auprès des chercheurs sont accessibles aux services concernés de l’Ina et aux chercheurs accrédités se rendant dans les emprises de l’Ina.
La finalité poursuivie par le dépôt légal consistant en la conservation patrimoniale pérenne des documents collectés, la durée de conservation des données personnelles y figurant n’est pas limitée.
Dans le cadre de l’exécution de sa mission de collecte, au titre du dépôt légal, de documents ainsi que leur indexation et leur mise en consultation, l’Ina s’est efforcé de mettre en place des moyens humains et techniques significatifs pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées. Une politique de sécurité est en place pour définir les processus, les méthodes de travail et les règles de protection techniques et organisationnelles à mettre en œuvre.
Les données collectées sont stockées sur les serveurs de l’Ina, situés à Bry-sur-Marne (France).
L’Ina attache la plus grande importance à la protection et la sécurité de ses systèmes d’information. Des outils ont été mis en place afin de permettre à l’Ina de détecter d’éventuelles failles de sécurités.
Conformément aux dispositions du règlement no 2016/679, dit Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données contenues dans les bibliographies nationales (plus précisément dans les notices documentaires) ayant vocation à identifier les documents existants dans les collections de l’Ina :
- Droit d’accès : Vous avez la possibilité de nous solliciter afin de savoir de quelles données l’Ina dispose à votre sujet ;
- Droit de rectification ou d’effacement : Vous avez la possibilité de corriger ou de demander l’effacement des données personnelles vous concernant que l’Ina est susceptible d’utiliser dans les notices documentaires de contenus dans les bibliographies nationales disponibles sur le Site ;
- Droit d’opposition : Vous avez la possibilité de vous opposer à ce que l’Ina traite vos données personnelles à des fins d’indexation de contenus dans ses bibliographies nationales disponibles sur le Site ;
- Directives définissant le sort de vos données personnelles après votre décès.
Il est toutefois rappelé que l’exercice de ces droits n’est pas absolu, et peut être limité pour des motifs d’intérêt légitime ou légaux.
Pour exercer ces droits, vous devez adresser votre demande par courrier électronique à dpdina@ina.fr ou par courrier postal auprès de l’Institut national de l’audiovisuel, à l’attention du Délégué à la Protection des Données, Direction Juridique, situé 4 avenue de l'Europe 94366 Bry-sur-Marne Cedex, accompagnée d'une copie d'un titre d'identité.
Vous disposez enfin du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés (Cnil).
Pour pouvoir accéder à la consultation des documents du dépôt légal, une accréditation est nécessaire à votre accès aux centres de consultation. Vous pouvez faciliter votre accès aux centres de consultation en procédant à une pré-accréditation en ligne sur le Site.
A ces occasions, vous serez amenés à nous communiquer des informations qui vous concernent. Elles sont collectées depuis le formulaire de pré-accréditation en ligne ou sur le formulaire d’accréditation sur place, lors de votre première venue dans les centres de consultation.
L’Ina, responsable de traitement, collecte par des systèmes informatisés ou non, les données individuelles des chercheurs souhaitant se rendre dans les centres de consultation dans le but de permettre la gestion des accréditations permettant leur accès aux documents consultables au titre du dépôt légal et d’assurer un suivi scientifique des recherches.
Les données collectées sont indispensables à ces traitements et sont destinées aux services concernés de l’Ina.
Les données marquées d’un astérisque sur les formulaires de collecte sont obligatoires. Dans le cas où ces champs ne seraient pas remplis, le traitement des demandes de pré-accréditation ou d’accréditation sont plus difficiles à gérer.
Les destinataires de ces données personnelles sont les services concernés de l’Ina. Les données personnelles recueillies par l’Ina ne seront en aucun cas diffusées, cédées, louées ou échangées auprès de tiers sans l’obtention préalable de votre consentement.
Les données sont conservées tant que vous vous rendez à l’inathèque. Les données font l’objet d’un archivage annuel dès lors que vous ne vous êtes pas rendu à l’inathèque depuis plus de trois mois.
Lors de l’archivage annuel, les données sont conservées en archivage intermédiaire pour une durée de 5 (cinq) an. A l’issue de la période d’archivage intermédiaire, les données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique pour l’inathèque sont conservées en archivage définitif.
En tant que responsable de traitements, l’Ina met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :
- la nomination d’un Délégué à la protection des données ;
- la mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique au sein de l’Ina;
- la constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information;
- la sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles;
- la sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques;
- la sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;
- un haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.
Vous disposez d’un droit d’interrogation, d’accès, de limitation du traitement de vos données, de rectification ou d’effacement des données informatisées vous concernant, ainsi que du droit à la portabilité de vos données conformément et dans les limites définies par le Règlement UE 2016/679 dit « Règlement européen sur la protection des données » et la loi Informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement accordé pour la création et la gestion de votre compte sur le Site et vous opposer au traitement de vos données individuelles par l’Ina. Vous disposez aussi du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour tous ces droits accordés par la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles, vous devez adresser votre demande par courrier électronique à dpdina@ina.fr ou par courrier postal auprès de l’Institut national de l’audiovisuel, à l’attention du Délégué à la Protection des Données, Direction Juridique, situé 4 avenue de l'Europe 94366 Bry-sur-Marne Cedex, accompagnée d'une copie d’un titre d'identité. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.
Vous disposez enfin du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés (Cnil) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
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Octobre 2018
